Dịch N Covid-19 đã và đang có những ảnh hưởng nghiêm trọng đến nền kinh tế thế giới cũng như cuộc sống hằng ngày. Khi mà biện pháp hiệu quả nhất để hạn chế lây nhiễm là cách ly các ca nhiễm, hạn chế tối đa tụ tập đông người, tránh tiếp xúc gần thì mô hình Remote working (làm việc từ xa) đã trở thành một điều không thể tránh khỏi.
N Covid-19 thay đổi cách tổ chức vận hành một cách đột ngột khiến cho nhiều cá nhân, tổ chức còn đang rất lúng túng trong việc áp dụng mô hình làm việc mới . Tuy nhiên, mình nghĩ đây cũng chính là cơ hội để thử nghiệm và áp dụng các mô hình làm việc này trong thực tế.
Mình rất may mắn tiếp xúc mô hình Remote work cũng được gần 4 năm. Công ty mình có nhiều văn phòng ở nhiều quốc gia, múi giờ khác nhau như UK, Spain, Finland, Japan, Singapore, Thailand, Malaysia, Việt Nam. Hơn nữa, phần lớn nhân viên làm việc online ví dụ team dev của mình gần 10 người nhưng mỗi lần daily meeting thì cũng đã 7 location rồi, người thì họp từ nhà, từ quán cafe, từ sân bay hay đang di chuyển trên đường,…
Theo nhiều kết quả nghiên cứu cho thấy làm việc từ xa, được tự do lập trình thời gian làm việc, giúp chúng ta cân bằng tốt hơn công việc và những trách nhiệm gia đình hằng ngày. Nhưng làm thế nào để có thể làm việc hiệu quả, mình sẽ chia sẻ một số kinh nghiệm mình đúc kết trong quá trình làm việc với remote team.
PS, những điểm này đều là trải nghiệm cá nhân của mình nên có thể nhiều điểm không phù hợp hoặc không đúng với nhiều cá nhân, công ty.
Team
Core working time: Thời gian cả team làm việc cùng lúc. Theo kinh nghiệm của cá nhân, tốt nhất là mỗi ngày khoảng 3-4 giờ mỗi ngày. Nhờ thời gian này giao tiếp trong team diễn ra trơn tru hơn, đồng bộ hơn và các thành viên sẽ cảm thấy đoàn kết.
Chia sẻ tiến độ của thường xuyên: Mỗi ngày team mình có Daily meeting tầm 15-20 phút vào đầu ngày, mỗi người sẽ chia sẻ tiến độ của mình. Việc chia sẻ thông tin tiến độ của bạn với mọi người sẽ thúc đẩy bạn làm việc tốt hơn và giúp các thành viên khác nắm được tình trạng công việc của bạn tốt hơn.
Chia sẻ thông tin : Hãy tận dụng các dịch vụ lưu trữ chia sẻ tài liệu và giữ các tài liệu và thông tin cần thiết luôn mới nhất, đúng nhất và luôn trong tầm tay của mọi người mọi lúc, mọi nơi
Thống nhất quy tắc về liên lạc của team: Nếu câu hỏi mà bạn có thể đợi trong vài giờ, hãy gửi email cho họ. Nếu bạn muốn trả lời trong vòng vài phút, hãy nói chuyện trên các công chat như Slack, … Nếu bạn đang trong tình trạng khẩn cấp, hãy dùng chức năng cuộc gọi trên công cụ chat hoặc gọi điện thoại . Điều quan trọng hãy thống nhất quy tắc này với team của bạn.
Cố gắng sắp xếp cơ hội gặp mặt trực tiếp với team: Khác với làm việc trực tiếp, khi làm remote bạn sẽ không cảm nhận được cái sướng khi hoàn thành dự án, release phiên bản mới lên AppStore, hay không khí căng thẳng khi deadline dí sát đít,…. Team remote nên sắp xếp thời gian để các thành viên có thể ngồi lại làm việc với nhau ít nhất 1-2 lần 1 năm để khích lệ lẫn nhau.
Cá nhân
Hãy lập thời khóa biểu và tuân thủ nghiêm túc: Thời gian cá nhân lấn át thời gian làm việc thì sẽ không hoàn thành công việc. Nhưng ngược lại để thời gian làm việc ảnh hưởng đến thời gian cá nhân thì ý nghĩa của việc remote working sẽ không còn nữa. Mình làm việc ở nhà nhiều lúc thấy vất vả hơn lên công ty nhiều vì vừa phải giỏi việc nước mà phải đảm cả việc nhà nữa. Mãi làm việc mà không chơi với con hoặc quên cắm cơm cho vợ , … thì ôi thôi. 🙁 .Theo kinh nghiệm của mình thì nên chia nhỏ khung thời gian làm việc 30-40 phút, có alarm để báo hết giờ, báo giờ giải lao, uống nước, … Tốt nhất là nên chia sẻ thời khóa biểu này với vợ hoặc người thân trong gia đình.
Đừng quá kỳ vọng nhận được câu trả lời ngay lập tức: Khác với làm việc trên văn phòng, bạn có thể nhìn thấy được đối phương có rảnh tay hay không, làm việc từ xa thì rất khó. Hồi đầu, mình thường xuyên thấy nóng ruột khi chờ reply của người khác. Take it easy.
Hãy ra ngoài thay đổi không khí: Nếu bạn đã quen với môi trường làm việc có nhiều người vui vẻ, sự cô độc khi làm việc một mình có thể khiến bạn mệt mỏi. Nếu bạn ở nhà một mình, tốt hơn là nên thay đổi chọn một nơi khác chẳng hạn như trong một quán cà phê hoặc không gian làm việc chung.
Đầu tư cho môi trường làm việc thoải mái: Công việc nào cũng cần có sự sáng tạo. Nhằm mục đích thúc đẩy sự sáng tạo thì việc đầu tư cho môi trường làm việc, các công cụ phục vụ làm việc là rất xứng đáng. Hãy đầu tư vào bàn ghế, bàn phím, chuột, màn hình, ….
Công cụ
Slack: công cụ chat
Zoom: Gọi video online
Trello: Quản lý Todo cá nhân
Google Drive: Quản lý, chia sẻ tài liệu
Time Out: Quản lý khung thời gian làm việc
Kết luận
Mục đích của remote working là làm việc một cách thoải mái nhất cho mọi người. Không có quy tắc rằng nhất định bạn phải làm điều này hoặc không được làm điều kia. Làm việc từ xa thì phải chấp nhận một số nhược điểm
Nhược điểm 1: Không có cơ hội gặp gỡ đồng nghiệp: sẽ mất đi cơ hội thảo luận trực tiếp, hoặc đi ăn trưa, chém gió thoát FA
Nhược điểm 2: Rất khó để chuyển mode của bạn sang chế độ làm việc. Nếu bạn làm việc ở nhà có con nhỏ thì sẽ thường xuyên bị mất tập trung.
Túm lại, không có gì là tốt 100% cả (kể cả lấy vợ). Điều quan trọng nhất mình nghĩ để có thể hạnh phúc với remote working là (1) tận hưởng tối đa cái tốt; (2) giảm tối thiểu thiệt hại của các hạn chế, nhược điểm.
